Bạn đã có tin tức lớn về công ty của bạn và bạn muốn thông báo. Bước đầu tiên là soạn thảo một thông cáo báo chí hấp dẫn, nhưng sau đó thì sao?
Bạn biết bạn sẽ cần liên hệ với giới truyền thông, nhưng làm như vậy có thể hơi đáng sợ. Và, không có gì đáng ngạc nhiên, có một số quy tắc bất thành văn chi phối mối quan hệ giữa các thương hiệu và phương tiện truyền thông có thể khó khăn để điều hướng.
Nhưng với một chút chuẩn bị và một vài hướng dẫn, bạn có thể phát triển mối quan hệ vững chắc với các liên hệ truyền thông của mình. Ở đây, chúng tôi làm sáng tỏ quá trình quảng cáo trên phương tiện truyền thông và cung cấp liều lượng hữu ích và không nên biến thông cáo báo chí đó thành một trang nhất (hoặc, hãy trung thực, bất kỳ trang nào).
Xây dựng danh sách phương tiện mục tiêu của bạn
Bạn có thể đã có một vài ấn phẩm hoặc nhà báo trong tâm trí mà bạn muốn biết về thông báo của mình. Nhưng, để có được phạm vi bảo hiểm tốt nhất cho bản phát hành của bạn, bạn cần phải tạo một mạng lưới rộng. Hãy suy nghĩ về nơi bạn kinh doanh (hoặc nơi bạn muốn) và phát triển danh sách mục tiêu cho khu vực đó.
Ví dụ: giả sử bạn có một cơ sở khách hàng lớn ở St. Louis. Làm một số đào để tìm các nhà báo bao gồm ngành công nghiệp của bạn cho khu vực St. Louis. Giấy tờ địa phương là một cách tuyệt vời để bắt đầu, nhưng đừng quên các ấn phẩm thương mại và các cửa hàng trực tuyến tập trung đặc biệt vào ngành của bạn (như Publishers Weekly, Runner's World, hoặc PRWeek). Danh sách phương tiện sẽ thay đổi kích thước dựa trên thông báo, nhưng thật tốt khi có ít nhất 20-30 nhà báo trong danh sách tiếp cận của bạn.
Bạn đã xác định được danh sách các nhà báo và ấn phẩm của mình, thử thách tiếp theo là lấy thông tin liên lạc của họ. Mặc dù bạn thường có thể tìm thấy những gì bạn cần với người bạn đáng tin cậy của Google, nhưng các chữ số và email của các nhà báo khó nắm bắt hơn có thể yêu cầu một số điều tra chiến lược. Hãy thử các cơ sở dữ liệu toàn diện, như Gorkana, bao gồm các nhà báo từ khắp nơi trên thế giới, được tổ chức bởi các ngành công nghiệp mà họ đảm nhiệm và nơi họ dựa trên cơ sở và quan trọng hơn là các chi tiết liên hệ đáng thèm muốn của họ.
Sẵn sàng phát hành của bạn để phân phối
Khi bạn đã có danh sách liên lạc của mình, đã đến lúc bắt đầu ném bóng. Mặc dù các kỹ thuật ném bóng có đủ hình dạng và kích cỡ, chúng thường được chia thành hai phần: phân phối thông cáo báo chí và ném bóng bổ sung.
Phân phối thông cáo báo chí
Đầu tiên, quyết định khi nào bạn muốn thông cáo báo chí đi ra ngoài. Gợi ý: Để có cơ hội được nhìn thấy tốt nhất, thông báo của bạn nên được gửi trong khoảng thời gian từ 6 giờ sáng đến 10 giờ sáng trong khu vực được phân phối. Và nó không bao giờ nên đi ra ngoài vào thứ Sáu. (Hãy nhớ những gì bạn đã làm vào thứ Sáu tuần trước vào khoảng 3 giờ chiều? Dù đó là gì, có lẽ nó không liên quan đến việc đọc các thông báo của công ty.)
Tiếp theo, quyết định cách bạn muốn gửi thông cáo của mình cho các nhà báo. Nếu bạn có ngân sách, một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian để phân phối bản phát hành của bạn là trên một trang tin tức, như BusinessWire, PR Newswire hoặc Marketwire. Các dịch vụ này cung cấp quyền truy cập vào danh sách sẵn sàng của các ấn phẩm thương mại, khu vực và thương mại hàng đầu để tối đa hóa phạm vi của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể chọn cách tiếp cận cá nhân hơn và gửi thông cáo báo chí của mình trực tiếp tới tất cả các nhà báo trong danh sách phương tiện truyền thông mục tiêu của bạn qua email. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng khi gửi một bản phát hành tới nhiều nguồn, bạn sẽ muốn mọi người nhận được thông tin của bạn cùng một lúc. Vì các phương tiện truyền thông vốn đã cạnh tranh, một nhà báo có thể quyết định không đưa tin về câu chuyện của bạn nếu cô ấy phát hiện ra bạn đã chia sẻ bản phát hành với một cửa hàng khác trước đó.
Nếu bạn đi theo con đường gửi email hàng loạt, bất kể bạn làm gì, hãy chắc chắn gửi mọi thứ qua BCC. Bạn muốn thể hiện các nguồn của mình mà bạn đánh giá cao sự riêng tư của họ, không đề cập đến, hãy giữ bí mật danh sách mục tiêu được nghiên cứu kỹ lưỡng của bạn.
Gửi sân bổ sung
Sân bổ sung của bạn là cơ hội để bạn kết nối trực tiếp với các nhà báo mục tiêu của mình. Nó cũng cho phép bạn đưa ra thông báo của mình một cách không chính thức hơn một chút so với thông cáo báo chí của bạn, cũng như trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà các nhà báo có thể có về tin tức của bạn.
Khi tạo cao độ bổ sung của bạn, bạn nên giữ nó ở mức 4 câu6 của tin nhắn và ngữ cảnh quan trọng nhất của bạn. Hãy chắc chắn bao gồm những người cấp cao, cái gì, ở đâu, khi nào, cũng như bất kỳ thông tin bổ sung nào có thể lôi kéo nhà báo viết một câu chuyện.
Ví dụ: nếu bạn thông báo một sự kiện quy tụ những người phụ nữ có ảnh hưởng trong công nghệ, bạn nên bao gồm địa điểm, thời gian và những người tham gia đáng chú ý. Tuy nhiên, bạn cũng nên cung cấp bối cảnh hoặc số liệu thống kê có liên quan (ví dụ: Phụ nữ chỉ chiếm khoảng 25% công nghiệp công nghệ) và bất kỳ điểm nổi bật nào sẽ lôi kéo nhà báo đưa tin về nó (ví dụ: vài vài trong số những người phụ nữ của Forbes năm 2012 sẽ có mặt tại điểm tham dự).
Nhưng bất kể bạn chào các nhà báo mục tiêu của bạn qua điện thoại hay qua email, hãy đảm bảo bạn giữ cho nó ngắn gọn và ngọt ngào, và rằng bạn đang trả lời về những gì bạn có thể cung cấp. Nếu bạn có thể cung cấp cho một nhà báo bất cứ điều gì đặc biệt như một cuộc phỏng vấn độc quyền với Giám đốc điều hành của bạn, hãy cho cô ấy biết ngay từ đầu. Nếu bạn muốn cung cấp cho nhà báo quyền truy cập độc quyền vào thông báo của bạn, bạn sẽ đưa ra thông báo này trước khi phân phối thông cáo báo chí và yêu cầu cô ấy giữ bí mật tin tức cho đến khi thông cáo báo chí được công khai.
Ngoài ra, hãy nhớ rằng chỉ vì bạn đang có một cuộc trò chuyện thân thiện với một nhà báo cụ thể, không có nghĩa là bạn nên tiết lộ tất cả bí mật của công ty bạn. Bất cứ điều gì bạn nói đều có thể được in ra, vì vậy hãy bám vào tin nhắn của bạn.
Cuối cùng, đừng săn lùng các nhà báo. Sau bước đầu tiên của bạn, theo dõi một hoặc hai lần là tốt, nhưng nhiều hơn thế và bạn đang tiếp cận lãnh thổ rình rập. Nếu bạn không nghe thấy gì sau hai cuộc gọi đầu tiên, hãy tiếp tục.
Tạo mối quan hệ với giới truyền thông có vẻ khó xử, nhưng khi bạn nhận được một thông báo đáng chú ý, một thông cáo báo chí được xây dựng tốt và một sân khấu vững chắc, bạn sẽ tìm thấy những nhà báo phù hợp như bạn sẽ cảm thấy phấn khích như bạn xuất bản tin tức của bạn.
